Comment évaluer les coûts fixes de ma structure ?

Peut-être.

Mais pendant ce temps, quelqu’un paie le comptable, l’assurance, les logiciels, la banque, l’administration…

Même quand aucun artiste n’est sur scène.

Bienvenue dans le petit monde des coûts fixes.

Un coût fixe, c’est quoi ?

L’idée est simple : c’est une dépense qui existe indépendamment d’une représentation particulière et, plus largement, qui ne varie pas directement avec chaque date.

Pas de concert cette semaine ?

Votre assurance continue.

Pas de tournée en janvier ?

Votre abonnement au logiciel de paie est toujours là.

Votre association ne produit aucun spectacle pendant quinze jours ?

Le comptable ne disparaît malheureusement pas dans un nuage de fumée.

Ce sont ces dépenses qu’il faut commencer par identifier.

Première étape : regarder ce que vous payez vraiment

Inutile de commencer avec un tableau Excel de 42 colonnes.

Prenez vos comptes de l’année précédente et cherchez tout ce qui revient régulièrement.

Par exemple :

comptabilité et paie
assurances
banque
logiciels et abonnements
téléphone et informatique
loyer ou domiciliation
site internet
frais administratifs
salaires permanents consacrés au fonctionnement général

Ajoutons éventuellement certaines dépenses de communication ou de fonctionnement qui ne peuvent pas être rattachées directement à un spectacle.

Vous obtenez progressivement le socle nécessaire pour faire fonctionner la structure.

Attention aux petites dépenses

Un abonnement à 19 € par mois paraît parfaitement inoffensif.

Puis on en ajoute un deuxième.

Puis Dropbox, un logiciel de facturation, une banque, un outil graphique, un nom de domaine…

Et les sympathiques 19 € par mois commencent à inviter beaucoup de monde à leur table.

Le bon réflexe est donc de transformer toutes ces dépenses en coût annuel.

19 € par mois ?

228 € par an.

79 € ?

948 € par an.

Tout de suite, on les regarde différemment.

Et le temps administratif ?

Voilà le coût fixe le plus facilement oublié.

Quelqu’un répond aux mails, suit la comptabilité, prépare les contrats, organise les réunions, gère les assurances ou supervise la structure.

Si cette personne est salariée pour le faire, son coût doit évidemment apparaître.

Et si vous faites tout vous-même gratuitement ?

Le coût comptable peut être nul.

Mais le coût économique ne l’est pas forcément.

Nous l’avons déjà vu : « je m’en occupe moi-même » n’est pas toujours synonyme de gratuit.

Faisons l’addition

Imaginons une petite compagnie :

Comptable : 2 400 €
Assurances : 900 €
Banque : 300 €
Logiciels : 1 200 €
Téléphone / informatique : 600 €
Administration générale : 8 000 €
Autres frais de fonctionnement : 1 600 €

Total :

15 000 € de coûts fixes annuels.

Voilà un chiffre beaucoup plus intéressant que :

« On n’a quasiment pas de frais de structure. »

Et maintenant, qui paie ces 15 000 € ?

Excellente question.

Parce qu’ils ne vont pas se financer tout seuls.

Imaginons que la compagnie réalise 50 représentations dans l’année.

Une première approche très simple consiste à calculer :

15 000 € ÷ 50 = 300 €

Chaque représentation doit donc contribuer, en moyenne, à hauteur de 300 € au financement de la structure.

Un spectacle coûte directement 2 500 € à jouer ?

Son coût économique n’est peut-être pas seulement 2 500 €.

Il faut aussi qu’il participe au fonctionnement qui permet à la compagnie d’exister.

Mais toutes les dates doivent-elles payer la même chose ?

Pas forcément.

Une date à 800 € et une autre à 8 000 € n’ont pas nécessairement vocation à supporter exactement la même part des coûts fixes.

On peut donc choisir différentes méthodes :

répartition par nombre de représentations, par chiffre d’affaires, par projet, par volume de travail…

L’essentiel n’est pas de trouver la formule mathématique parfaite.

L’essentiel est d’éviter la formule la plus dangereuse :

ne rien répartir du tout.

Car les coûts fixes existent, même lorsqu’on décide de ne pas les regarder.

Et les subventions de fonctionnement ?

Elles peuvent justement contribuer à financer ce socle.

Si notre structure supporte :

15 000 € de coûts fixes

et reçoit :

5 000 € de financement destiné au fonctionnement général,

il reste :

10 000 €

à financer par l’activité ou par d’autres ressources.

On comprend alors beaucoup mieux pourquoi une structure peut avoir besoin de dégager une marge sur ses productions.

Cette marge n’est pas nécessairement « du bénéfice ».

Elle peut simplement servir à payer ce qui permet aux spectacles d’exister toute l’année.

Le bon réflexe

Une fois par an, faites l’exercice :

1. Listez les dépenses qui font fonctionner la structure.

2. Transformez les dépenses mensuelles en montants annuels.

3. Ajoutez les coûts humains liés au fonctionnement général.

4. Identifiez les financements qui couvrent directement ces dépenses.

5. Calculez ce que l’activité doit encore financer.

Vous obtenez alors quelque chose de précieux :

le prix annuel de votre structure.

À retenir

Le coût d’un spectacle ne se limite pas à ce que coûte la représentation.

Derrière le plateau existe une structure qui doit payer toute l’année :

comptabilité, assurances, outils, administration, banque, informatique…

Ces coûts sont parfois peu visibles.

Mais ils sont parfaitement réels.

Une structure qui ne connaît pas ses coûts fixes ne sait pas vraiment combien elle doit gagner pour fonctionner.

Alors, plutôt que de demander uniquement :

« Combien coûte mon spectacle ? »

posez aussi cette question une fois par an :

« Combien coûte le simple fait que mon association existe et puisse travailler ? »

Le résultat peut être légèrement désagréable.

Mais il est infiniment plus utile que de découvrir la réponse sur son compte bancaire en fin d’année.